politica de tratamiento de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA

Razón social: SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA. Nit: 900.494.587-5 Domicilio:
CARRERA 45 N 34 SUR 36 Teléfono: (4) 448 25 56 Correo electrónico:
seguridadtorrefuerteltda@gmail.com Página web: www.seguridadtorrefuerte.com
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de
Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en
la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de
2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por SEGURIDAD
TORRE FUERTE LTDA respecto de la recolección, almacenamiento, uso,
circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento
de datos personales. 2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la
presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las
siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e
informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b)
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el
tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al
Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de
información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la
finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de
Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el
dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política
y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los
datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad
de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva
alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros,
en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato
privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que
afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías
de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o
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jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i)
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean
objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión de los mismos. 3. FINALIDAD CON LA QUE SE
EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE
LOS MISMOS: SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA podrá hacer uso de los
datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus
clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones
contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus
usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los
mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre
hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo
móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio
análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial,
publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o
promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir,
ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o
concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por SEGURIDAD
TORRE FUERTE LTDA y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de
selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría
interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados
(activos e inactivos) en las bases de datos de SEGURIDAD TORRE FUERTE
LTDA. i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o
descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; j) Suministrar,
compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas,
o subordinadas de SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA ubicadas en Colombia o
cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información
para los fines aquí indicados. Respecto de los datos (i) recolectados directamente
en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las
personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se
realizan dentro o fuera de las instalaciones de SEGURIDAD TORRE FUERTE
LTDA, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e
instalaciones de SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDAy podrán ser utilizados
como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado,
dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por
tanto, SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA no procederá a vender, licenciar,
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transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para
hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los
servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros
servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan
servicios de mercadeo en nombre de SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA o a
otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la
información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición,
desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea
requerido o permitido por la ley. SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA podrá
subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o
información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento
de información personal o se proporcione información personal a terceros
prestadores de servicios, SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA advierte a dichos
terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas
de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y
se solicita que no se divulgue la información personal a otros. 4. PRINCIPIOS
APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de
datos personales en SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA se regirá por los
siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos
personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser
informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a
cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de
veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener de SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA en cualquier momento y
sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la
información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del
dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f)
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de
SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA se deberá proteger mediante el uso de las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
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seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas
que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a
garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación
con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. PARÁGRAFO
PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular
podrá negarse a autorizar su Tratamiento. 5. DERECHOS DE LOS TITULARES
DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE
SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA: Los titulares de datos personales por sí o
por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán
ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto
de tratamiento por parte de SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA: a) Derecho de
acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el
control de SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA, para efectos de consultarlos de
manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que
motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión:
En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los
datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los
propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo
en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de
la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto
del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia
de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente
sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de
las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes
descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su
identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos
por medio de las personas que estén facultadas para representarlos. 6. DEBERES
DE SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA: Todos los obligados a cumplir esta
política deben tener presente que SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA. está
obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia
se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como
responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política,
copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera
clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular
sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos
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formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los
principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos
establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las
condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información
cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea
procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos
personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u
organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
(i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar
los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo
tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv)
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v)
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de
los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas
y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la
presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en
trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la
base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la
calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo
controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información
únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para
dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando
se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C.
Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al
Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté
previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de
los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o
pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto
1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado
del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado
y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
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este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del
tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste
proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento,
en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando
determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez
se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D.
Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las
eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la
administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 7.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con
antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal,
SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA solicitará al titular del dato su autorización
para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se
solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados,
escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la
conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha
autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para
satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso,
con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia. 8. AVISO
DE PRIVACIDAD: En el evento en el que SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA no
pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de
tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al
presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del
titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio. 9.
LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES. SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA solo podrá recolectar,
almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea
razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el
tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate
y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la
información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de
normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos
personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán
ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación
legal o contractual. 10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL
EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:
El ÁREA DE VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL de
SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA será la responsable de atender las
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peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los
derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del
descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien
ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a
viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico
seguridadtorrefuerteltda@gmail.com, llamar a la línea telefónica de SEGURIDAD
TORRE FUERTE LTDA número 448 25 56, o radicarla en las siguiente dirección:
Carrera 45 N 34 Sur 36, la petición, queja o reclamo deberá contener la
identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el
reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que
quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la
base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo,
en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse
hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo
será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de
su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término. 11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA
EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en
el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013
SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA procederá a publicar un aviso en su página
web www.optimacta.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos
de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de
ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de
datos de SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA 12. MEDIDAS DE SEGURIDAD:
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012,
SEGURIDAD TORRE FUERTE LTDA adoptará las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales
ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la
información. 13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de
Datos Personales entra en vigencia a partir del 01 de Junio de 2016. Cualquier
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cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de
la dirección electrónica: www.seguridadtorrefuerte.com
Atentamente,
MONICA LILIANA CASTAÑO BOHORQUEZ
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DOMICILIO: CARRERA 45 N 34 SUR 36